Servicios especializados REPSE: Qué incluye y qué no según la ley
Introducción
La reforma laboral de 2021 en México trajo consigo un cambio significativo en la forma en que las empresas gestionan la subcontratación: la creación del REPSE (Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas). Desde entonces, distinguir entre los servicios especializados que genuinamente requieren este registro y la simple subcontratación de personal –ahora prohibida– se ha convertido en un desafío constante para los departamentos de Recursos Humanos y Operaciones. Esta distinción no es trivial; el cumplimiento REPSE es crítico no solo para evitar costosas sanciones, sino también para asegurar la deducibilidad fiscal de estos servicios y proteger a la empresa de responsabilidades solidarias.
En People Care, entendemos la complejidad que esta normativa representa. Por ello, el objetivo de este artículo es clarificar de manera práctica y directa qué tipos de servicios requieren inscripción en el REPSE y cuáles quedan fuera, ayudándote a navegar este panorama con mayor certeza y seguridad. ¿Quieres saber si tu empresa cumple con lo esencial de la normativa laboral en México ¡Descúbrelo en 5 minutos!
¿Qué es el REPSE y por qué es Crucial para tu Empresa?
El REPSE, o Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas, es un padrón administrado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Nació como parte de la reforma en materia de subcontratación de abril de 2021, la cual prohibió la subcontratación de personal (entendida como poner trabajadores propios a disposición de otra empresa para que esta los dirija y aproveche directamente en su actividad principal).
La reforma permite, sin embargo, la subcontratación de servicios especializados o la ejecución de obras especializadas, siempre y cuando estos no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa contratante. Para ello, los proveedores de dichos servicios deben estar inscritos en el REPSE.
Importancia para tu empresa:
Contratar proveedores con un registro REPSE vigente y válido es fundamental por varias razones:
Deducibilidad fiscal: Los pagos por servicios especializados solo son deducibles para ISR y el IVA acreditable si el proveedor cuenta con REPSE y cumple con sus obligaciones.
Evitar responsabilidad Solidaria: Si tu proveedor incumple con sus obligaciones laborales o de seguridad social, tu empresa podría ser considerada responsable solidaria.
Cumplimiento normativo: Asegura que tu empresa opera dentro del marco de la ley REPSE México, evitando multas significativas por parte de la STPS.
Desmitificando la Línea: Servicio especializado vs. subcontratación prohibida
Aquí radica el núcleo de la confusión para muchas empresas. La diferencia fundamental es la siguiente:
Servicios especializados (permitidos y requieren REPSE): Son aquellos que, por su naturaleza, requieren un expertise, maquinaria, tecnología o conocimientos específicos que el proveedor aporta. Crucialmente, no deben formar parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa cliente (contratante). El proveedor de servicios especializados es responsable de sus trabajadores, los dirige, supervisa y les proporciona las herramientas necesarias para la ejecución del servicio contratado. Aportan un valor agregado tangible y específico.
Subcontratación de personal (prohibida): Consiste en poner trabajadores a disposición de un cliente para que este los integre en sus operaciones cotidianas y principales, bajo su propia dirección y para realizar las tareas que definen su "core business". Esto es precisamente lo que la reforma busca erradicar.
El REPSE no es un permiso para subcontratar personal de manera generalizada. Es un registro para aquellas empresas que genuinamente ofrecen un servicio u obra con un alto grado de especialización, utilizando sus propios recursos y conocimientos.
Servicios que si entran y requieren REPSE (con ejemplos claros)
La clave para determinar si un servicio requiere REPSE es si el proveedor aporta un valor agregado específico, con su propio personal bajo su mando, utilizando sus herramientas y técnicas, y si la tarea no es el "core business" del contratante. A continuación, algunas categorías comunes:
Limpieza especializada:
Ejemplos: Limpieza industrial profunda (maquinaria, naves), limpieza especializada de oficinas post-construcción, sanitización de áreas críticas (hospitales, laboratorios), limpieza de fachadas en alturas.
Por qué es especializado: Requiere personal capacitado en técnicas específicas, uso de químicos y maquinaria especializada (pulidoras industriales, equipos de alpinismo urbano), y protocolos de seguridad que no son parte de la actividad principal del cliente.
Mantenimiento especializado:
Ejemplos: Mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo de maquinaria industrial compleja, mantenimiento de sistemas eléctricos de alta tensión, mantenimiento de instalaciones especializadas (sistemas HVAC industriales, calderas, plantas de tratamiento).
Por qué es especializado: Implica conocimientos técnicos profundos, certificaciones específicas (ej. para trabajos eléctricos o con ciertos equipos), herramientas especializadas y personal calificado que el cliente no suele tener internamente para esas tareas específicas.
Seguridad privada:
Ejemplos: Vigilancia y protección de bienes e inmuebles, custodia de valores, monitoreo de sistemas de alarma.
Por qué es especializado: Requiere personal con capacitación específica en seguridad, protocolos de actuación, permisos y autorizaciones federales o estatales, y a menudo, el uso de equipamiento especializado. Su actividad principal es la seguridad, no la del cliente.
Servicios de Tecnologías de la Información (TI) especializados:
Ejemplos: Desarrollo de software a medida que no sea el core del cliente, implementación y gestión de ciberseguridad avanzada, administración especializada de bases de datos complejas, consultoría e implementación de sistemas ERP/CRM por terceros.
Por qué es especializado: Involucra un alto grado de conocimiento técnico en plataformas, lenguajes o sistemas que no son la actividad preponderante del cliente. El proveedor aporta la metodología y los expertos.
Consultoría técnica especializada:
Ejemplos: Consultoría en ingeniería de procesos para optimizar una línea de producción (siempre que el cliente no se dedique a la consultoría), estudios de impacto ambiental realizados por una firma especializada, auditorías de calidad bajo normas ISO específicas por consultores externos.
Por qué es especializado: El proveedor aporta un conocimiento experto y metodologías específicas para resolver un problema o desarrollar un proyecto puntual que no forma parte de las operaciones centrales ni del expertise interno del cliente.
¿Qué no entra en REPSE? (Actividades que no requieren registro)
No toda prestación de servicios por un tercero requiere que este cuente con REPSE. Aquí algunos ejemplos clave:
La simple provisión de personal para realizar las actividades principales o preponderantes del cliente: Esto es, precisamente, la subcontratación prohibida México. Si una empresa necesita personal para su línea de producción, ventas, o administración general, debe contratarlo directamente.
Servicios entre empresas del mismo grupo empresarial (con ciertas condiciones): La reforma laboral contempla una excepción para los servicios compartidos dentro de un mismo grupo empresarial, siempre que estos no constituyan la totalidad de las actividades del grupo ni la actividad preponderante de la empresa que los recibe y se formalicen adecuadamente. La interpretación aquí puede ser compleja y requiere análisis caso por caso.
Servicios profesionales independientes: Un abogado que presta asesoría legal y factura por honorarios, un contador que realiza una auditoría específica, un consultor de marketing que diseña una campaña; estos profesionales, actuando de forma independiente y facturando por sus servicios profesionales específicos (no por la "colocación" de su personal a las órdenes del cliente), generalmente no requieren REPSE para dichas actividades. La clave es que no se configure una estructura de subcontratación de personal.
Puntos clave contratar servicios especializados
La gestión REPSE RH y para el área de Operaciones es crucial. Al contratar servicios que pudieran considerarse especializados, es vital:
Realizar una debida diligencia exhaustiva:
- Verificar el registro REPSE vigente del proveedor: Consultar el padrón público de la STPS REPSE.
- Asegurar que los servicios contratados coincidan EXACTAMENTE con los servicios registrados por el proveedor en el REPSE. El contrato debe especificar claramente el servicio especializado.
Solicitar y revisar documentación que acredite el cumplimiento:
- Opinión de cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social (IMSS, Infonavit) del proveedor.
- Comprobantes de pago de cuotas obrero-patronales y aportaciones.
- Declaraciones informativas cuatrimestrales: ICSOE (Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializados) ante el IMSS y SISUB (Sistema de Información de Subcontratación) ante el Infonavit, presentadas por el proveedor.
Entender los riesgos de incumplimiento para la empresa contratante:
- Multas: Sanciones económicas significativas por parte de la STPS.
- No Deducibilidad Fiscal: Imposibilidad de deducir los gastos asociados a servicios contratados con proveedores sin REPSE o con un registro irregular.
- Responsabilidad Solidaria: En caso de incumplimiento del proveedor con sus trabajadores (salarios, prestaciones, seguridad social), la empresa contratante puede ser considerada responsable solidaria.
Conclusión: Cumplimiento REPSE, una inversión estratégica
Entender correctamente la ley REPSE México y sus implicaciones no es solo una obligación, sino una decisión estratégica. Distinguir adecuadamente entre un servicio especializado legítimo y una práctica de subcontratación prohibida es fundamental para la salud operativa y financiera de cualquier empresa en México.
El cumplimiento REPSE es una inversión que protege a tu organización de riesgos significativos y asegura la continuidad del negocio. No es un gasto, sino un escudo. Dada la complejidad y las posibles interpretaciones, es altamente recomendable buscar asesoría experta para navegar este panorama.
