REPSE: 5 errores en la gestión de proveedores y cómo evitarlos

La reforma en materia de subcontratación y la creación del Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) han transformado la manera en que las empresas en México se relacionan con sus proveedores. Una correcta gestión de proveedores y contratistas ya no es solo una buena práctica administrativa, sino una necesidad crítica para garantizar el cumplimiento legal y evitar costosas sanciones.

Sin embargo, muchas organizaciones todavía cometen errores que las ponen en una posición de riesgo. En este artículo, abordaremos los 5 errores más comunes en la gestión de proveedores bajo el esquema REPSE y te ofreceremos soluciones claras para fortalecer tus procesos y proteger tu negocio.

Por qué es crucial un buen procedimiento de gestión de proveedores REPSE

Antes de sumergirnos en los errores, es vital entender lo que está en juego. El REPSE establece una "responsabilidad solidaria". Esto significa que si tu proveedor incumple con sus obligaciones fiscales o de seguridad social con sus propios trabajadores, tu empresa podría ser considerada responsable de dichas obligaciones.

Una gestión deficiente no solo implica riesgos financieros, sino que también puede afectar la continuidad operativa y la reputación de tu marca. Un procedimiento de gestión de proveedores y contratistas robusto es tu principal línea de defensa.

Los 5 errores más frecuentes en la gestión de contratistas REPSE

Identificar estos fallos comunes es el primer paso para construir una estrategia de cumplimiento sólida y eficiente.

Verificación superficial del registro REPSE

Uno de los errores más básicos es confiar ciegamente en que un proveedor "tiene REPSE". No basta con que el contratista te muestre su folio de registro una sola vez.

• El problema: El registro puede ser cancelado, no estar vigente o, lo que es más importante, no cubrir el servicio específico que tu empresa está contratando.
• La solución: Implementa un proceso de due diligence riguroso. Verifica periódicamente la vigencia del registro en el portal oficial del REPSE. Asegúrate de que el objeto social y las actividades registradas por el proveedor coincidan exactamente con el servicio especializado que te presta.

Contratos ambiguos o inexistentes

Un acuerdo verbal o un contrato genérico son insuficientes y peligrosos en el contexto del REPSE. El contrato es la pieza clave que formaliza la relación y define la naturaleza especializada del servicio.

• El problema: Contratos que no detallan el servicio especializado pueden ser interpretados por la autoridad como un acto de subcontratación de personal, lo cual está prohibido.
• La solución: Formaliza siempre la relación mediante un contrato de prestación de servicios especializados. Este debe especificar claramente:
  
  • El servicio u obra especializada a ejecutar.
  • El número aproximado de trabajadores que participarán.
  • El folio de registro REPSE del proveedor.

Ausencia de un monitoreo de cumplimiento continuo

Contratar a un proveedor con REPSE vigente es solo el comienzo. El verdadero desafío es asegurar que mantenga el cumplimiento de sus obligaciones a lo largo de toda la relación comercial.

• El problema: Olvidarse de solicitar y revisar la documentación que acredita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y de seguridad social del proveedor (pago de cuotas al IMSS, INFONAVIT, etc.).
• La solución: Establece un calendario de seguimiento. Mensual o bimestralmente, solicita a tus proveedores la documentación que la ley exige (opiniones de cumplimiento, acuses de pago, etc.). Considera el uso de herramientas para gestión de proveedores que automaticen estos recordatorios y la recolección de documentos.

Desorden en la documentación y evidencia

En caso de una auditoría por parte de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), no tener la documentación organizada puede ser tan perjudicial como no tenerla en absoluto.

• El problema: No contar con un repositorio centralizado y accesible con todos los contratos, registros REPSE, opiniones de cumplimiento y demás evidencia de cada proveedor.
• La solución: Digitaliza y organiza toda la información. Utiliza un software para gestión de proveedores o un sistema de almacenamiento en la nube bien estructurado. Esto no solo facilita las auditorías, sino que optimiza la gestión de compras con proveedores y agiliza la toma de decisiones.

Confundir servicio especializado con suministro de personal

Este es un error conceptual que puede invalidar todo el esfuerzo de cumplimiento. El propósito del REPSE es regular servicios que aportan un valor agregado y que no forman parte del objeto social de tu empresa.

• El problema: Contratar a una empresa para que sus trabajadores realicen las mismas actividades que tus empleados, bajo tu dirección y en tus instalaciones, sin que exista un servicio verdaderamente especializado.
• La solución: Asegúrate de que los servicios contratados son genuinamente especializados. El proveedor debe tener sus propios recursos, conocimientos y autonomía técnica para realizar el trabajo. La clave es que te entreguen un "resultado" (un servicio), no que te pongan "personal a disposición".

Transforma el cumplimiento en una ventaja competitiva

Evitar estos errores comunes en la gestión de proveedores REPSE va más allá de eludir multas. Se trata de construir relaciones comerciales más transparentes, seguras y eficientes. Una correcta gestión de la relación con proveedores fortalece tu cadena de suministro, protege tu operación y demuestra un compromiso con la ética y la legalidad.

Al implementar un procedimiento claro, utilizar las herramientas adecuadas y mantener una vigilancia constante, conviertes una obligación legal en una poderosa ventaja competitiva.