Proveedores de mantenimiento: ¿Están realmente en regla con el REPSE?

Introducción

En la gestión diaria de cualquier empresa en México, la contratación de servicios de mantenimiento – ya sea industrial, de limpieza especializada, o de instalaciones – es una constante. Buscamos eficiencia, calidad y buen precio. Pero, ¿nos hemos detenido a pensar si ese proveedor indispensable cumple con un requisito clave de la legislación laboral mexicana actual? La pregunta es crucial: ¿Su proveedor de mantenimiento cuenta con un registro REPSE vigente? Ignorar esta cuestión no es un simple descuido administrativo; es exponer a su empresa a riesgos fiscales, laborales y legales de gran magnitud que pueden impactar seriamente su operación y finanzas.

¿Qué es el REPSE y por qué impacta a tus proveedores de mantenimiento?

El REPSE, o Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas, es un padrón obligatorio administrado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Surgió a raíz de la reforma en materia de subcontratación laboral de 2021. Su objetivo es regular a las empresas que proporcionan personal propio para ejecutar servicios u obras especializadas dentro de las instalaciones de un cliente (el contratante).

¿Por qué es esto relevante para los servicios de mantenimiento? Porque muchas actividades de mantenimiento (como reparaciones in situ, limpieza profunda industrial, mantenimiento de sistemas HVAC, gestión de instalaciones, etc.) implican que los técnicos o personal del proveedor trabajen físicamente en las instalaciones de su empresa. ¿Quieres saber si tu empresa cumple con lo esencial de la normativa laboral en México? ¡Descúbrelo en 5 minutos! Si el servicio contratado cumple con la definición de "especializado" (es decir, no forma parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de su empresa) y el proveedor "pone a disposición" a sus trabajadores en su centro de trabajo, entonces dicho proveedor está obligado a contar con el registro REPSE. Contratar servicios especializados REPSE sin esta validación es donde comienzan los problemas.

Los Graves Riesgos de Omitir la Verificación del REPSE

Contratar o mantener relaciones comerciales con proveedores de mantenimiento que no poseen un registro REPSE válido y vigente conlleva una serie de consecuencias significativas. Analicemos los riesgos de contratar sin REPSE en detalle:

Impacto fiscal: El costo oculto de la no conformidad

• No deducibilidad del gasto (ISR): Si su proveedor no tiene REPSE vigente, el gasto asociado a ese servicio de mantenimiento no será deducible para el Impuesto Sobre la Renta (ISR). Esto incrementa directamente su base gravable y, por ende, el impuesto a pagar.
• IVA no acreditable: De manera similar, el Impuesto al Valor Agregado (IVA) trasladado por el proveedor en sus facturas no podrá ser acreditado. Esto significa que el IVA pagado se convierte en un costo neto para su empresa, perdiendo el flujo de efectivo que representa el acreditamiento.
• Riesgo de auditorías: La falta de documentación soporte del REPSE (como el registro y la información que debe entregar el proveedor periódicamente) puede levantar banderas rojas ante el SAT, incrementando la probabilidad de revisiones o auditorías fiscales enfocadas en estos gastos.

Responsabilidad solidaria; un vínculo laboral inesperado

La Ley Federal del Trabajo (LFT) es clara: si contrata servicios especializados sin el debido registro REPSE, su empresa adquiere una responsabilidad solidaria con respecto a los trabajadores del proveedor. ¿Qué significa esto? Que si el proveedor incumple sus obligaciones laborales y de seguridad social (pago de salarios, cuotas al IMSS, aportaciones al Infonavit) para con los empleados asignados a su proyecto, la autoridad puede exigirle a su empresa (la contratante) que cubra esas deudas. Es un riesgo laboral directo y potencialmente muy oneroso.

Sanciones administrativas: Las multas de la STPS

Más allá de lo fiscal y laboral, la STPS tiene la facultad de imponer sanciones económicas directas por infringir la normativa. Contratar servicios especializados de un proveedor sin registro REPSE vigente se considera una infracción grave. Las multas REPSE STPS pueden ser significativas. Según la Ley Federal del Trabajo, las multas por contratar servicios especializados sin el registro correspondiente pueden oscilar entre 2,000 y 50,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA). Considerando el valor de la UMA vigente en 2025 (aproximadamente 108.57 MXN diarios), esto se traduce en multas que pueden ir desde aproximadamente 217,140 MXN hasta 5,428,500 MXN. Una cifra que puede desestabilizar a muchas empresas.

No basta con confiar: La necesidad de la verificación activa del REPSE

Un error común es simplemente preguntar al proveedor si tiene REPSE o aceptar una copia del registro sin más. Esto no es suficiente. La verificación debe ser activa y periódica:

• Verificar en el Padrón Público: La STPS opera el "Padrón Público de Contratistas de Servicios Especializados u Obras Especializadas". Es una herramienta en línea y de acceso público donde puede buscar a su proveedor por nombre, razón social o número de registro para confirmar su estatus y vigencia. Es fundamental verificar REPSE vigente.
• Solicitar documentación: Además del registro, la ley exige que el proveedor entregue periódicamente cierta documentación que acredite el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y de seguridad social relacionadas con el contrato. Asegúrese de recibirla y resguardarla.
• Periodicidad: El registro REPSE tiene una vigencia de tres años y debe renovarse. Por lo tanto, la verificación no es un acto único; debe incluirse en sus procesos de debida diligencia de proveedores de forma regular (por ejemplo, semestral o anualmente).

Más Allá del Cumplimiento: Los Beneficios de Trabajar con Proveedores en Regla

Asegurarse de que sus proveedores de mantenimiento cumplen con los requisitos REPSE mantenimiento no es solo evitar problemas, sino también obtener beneficios:

• Tranquilidad legal y fiscal: Elimina el riesgo de multas, gastos no deducibles y problemas con el IVA.
• Certeza operativa: Reduce la probabilidad de interrupciones del servicio debido a problemas legales o financieros del proveedor.
• Relaciones comerciales sólidas: Trabajar con proveedores cumplidos fomenta un ecosistema empresarial más responsable y ético.
  Protección financiera: Evita la contingencia de tener que asumir deudas laborales ajenas por responsabilidad solidaria.

Protege tu operación, verifica el REPSE

La contratación de servicios de mantenimiento México bajo el nuevo marco legal requiere una diligencia reforzada. Ignorar el estatus REPSE de sus proveedores es una apuesta arriesgada con potenciales consecuencias financieras y legales devastadoras. La verificación activa y constante del registro REPSE no es una opción, es una necesidad estratégica para proteger la salud fiscal, legal y operativa de su negocio. Asegurar la conformidad es invertir en seguridad y estabilidad.

¿Qué Sigue? Pasos Prácticos para tu Empresa

• Audita a tus proveedores actuales: Revisa inmediatamente si todos tus proveedores de servicios que podrían considerarse especializados cuentan con REPSE vigente.
• Implementa un proceso de verificación: Establece un procedimiento formal para verificar el REPSE (usando el padrón público) de cualquier nuevo proveedor de servicios especializados antes de firmar el contrato, y para revalidar periódicamente a los existentes.
• Actualiza tus contratos: Asegúrate de que tus contratos incluyan cláusulas que obliguen al proveedor a mantener su REPSE vigente y a entregar la documentación soporte requerida por ley.
• Consulta a expertos: Si tienes dudas sobre si un servicio específico requiere REPSE, sobre cómo interpretar la ley o cómo gestionar la documentación, no dudes en consultar con asesores legales o fiscales especializados en materia laboral y REPSE.