Para los líderes de Recursos Humanos y Operaciones en México, febrero no es solo el mes de la planeación anual, sino el periodo crítico para la Declaración Anual de la Prima del Seguro de Riesgos de Trabajo. En un entorno donde la carga administrativa y el cumplimiento normativo (LFT, REPSE, NOM-035) son preocupaciones primordiales, la precisión en este trámite es vital para evitar que los costos operativos se disparen.
En People Care, con más de 35 años de experiencia navegando la complejidad laboral mexicana, entendemos que este reporte es el termómetro de tu seguridad industrial y salud financiera. A continuación, presentamos un análisis detallado para blindar tu proceso y asegurar una presentación impecable ante el IMSS.
¿Cómo impacta la siniestralidad laboral en tu presupuesto operativo?
La siniestralidad laboral mide la frecuencia y gravedad de los incidentes ocurridos durante el año calendario anterior. El IMSS utiliza estos datos para ajustar la Prima de Riesgo, que determinará el costo de seguridad social desde marzo de 2026 hasta febrero de 2027.
Puntos críticos a considerar:
- Días de incapacidad: Solo deben contabilizarse los derivados de Riesgo de Trabajo. Los días por Enfermedad General o Maternidad no entran en este cálculo.
- Cambio de actividad o fusión: Si tu empresa cambió de giro mercantil o pasó por un proceso de fusión/escisión en 2025, las reglas para determinar la prima se modifican significativamente.
- Impacto en la rentabilidad: Una gestión deficiente de activos y mantenimiento aumenta el riesgo de siniestros, elevando directamente el costo de la nómina.
La Fórmula Técnica: Fundamento Legal del Cálculo
Como perfil técnico en RH o Planta, es esencial dominar la fórmula establecida en el Artículo 72 de la Ley del Seguro Social (LSS). Este cálculo le da el rigor necesario a tu auditoría interna:
Prima = [ (S / 365) + (V * (I + D)) ] * (F / N) + M
Donde:
- S: Total de días subsidiados por incapacidad temporal.
- V: 28 (Factor de vida de un individuo que no ha sido víctima de un accidente mortal).
- I: Suma de los porcentajes de incapacidades permanentes, parciales o totales.
- D: Número de defunciones.
- F: 0.5 (Factor de prima).
- N: Número de trabajadores promedio expuestos al riesgo.
- M: 0.0050 (La prima mínima, el "piso" legal del que ninguna empresa escapa).
Estrategia de Control: Evitando el "fantasma" de los casos no notificados
Uno de los mayores riesgos es la discrepancia de información entre tus registros y los del Instituto. Es común que un trabajador no entregue su dictamen de alta (ST-2), dejando el caso "abierto" en tu sistema mientras que para el IMSS ya está terminado.
¿Cómo detectar discrepancias antes de declarar?
- Revisión de la EMA (Emisión Mensual Anticipada): No te limites a tus archivos internos. Coteja mensualmente la EMA para identificar incapacidades que tu equipo no tenía mapeadas.
- Cruce SUA vs. IDSE: Genera la "Relación de Casos de Riesgos de Trabajo" en el SUA y compárala con el reporte de siniestralidad descargado del portal IDSE.
- Gestión de Formularios: Asegura tener el expediente completo de cada caso (ST-7, ST-2 y ST-3) para sustentar cualquier aclaración ante la subdelegación.
Excepciones y Facilidades Legales
Es importante conocer los escenarios donde la ley ofrece alternativas:
- Excepción por Cambio de Prima: Si tras realizar el cálculo, la prima resultante es exactamente igual a la del año anterior, no estás obligado a presentar la declaración ante el IMSS (aunque realizarla por control interno siempre es una buena práctica).
- Empresas con menos de 10 trabajadores: Tienen la opción legal de cotizar en la prima media de su clase correspondiente en lugar de presentar la declaración anual.
¿Por qué delegar la gestión administrativa es una ventaja competitiva?
La gestión de nómina, el cumplimiento de las obligaciones de seguridad social y la administración de riesgos exigen un nivel de especialización que puede saturar a los departamentos internos. Externalizar estas funciones permite a las empresas concentrarse en sus actividades principales mientras reducen costos operativos.
Aunque la Prima de Riesgo mide tu seguridad interna, el cumplimiento del REPSE asegura que tus costos operativos no se disparen por responsabilidades solidarias ajenas. Contar con un socio estratégico como People Care te permite:
- Simplificar la Gestión de Proveedores: Unificamos servicios especializados de RH, limpieza y mantenimiento bajo un mismo paraguas de cumplimiento REPSE.
- Garantizar Precisión y Seguridad: Nuestros procesos están diseñados para eliminar errores en el procesamiento de nómina y cálculos de seguridad social.
- Confianza Respaldada: Con 35 años en el mercado y el distintivo ESR por tres años consecutivos, operamos con una ética que trasciende el simple cumplimiento legal.
Checklist de Última Hora para tu Declaración
Antes de enviar tu reporte este febrero, asegúrate de haber revisado:
- [ ] ¿Todos los accidentes reportados ocurrieron en ejercicio o con motivo del trabajo?
- [ ] ¿Se excluyeron correctamente las incapacidades por enfermedad general y maternidad?
- [ ] ¿Se consultó la EMA para detectar casos que el trabajador no notificó?
- [ ] ¿Hubo fusiones, escisiones o cambios de actividad económica en 2025?
- [ ] ¿Tu proveedor de servicios especializados cuenta con su registro REPSE vigente para evitar responsabilidad solidaria?
Seguridad Social con Visión Estratégica
Presentar la Declaración de Prima de Riesgo 2026 sin errores es el primer paso para proteger la rentabilidad y la reputación de tu organización. En un mercado que valora la transparencia y la eficiencia, contar con procesos robustos de auditoría interna marca la diferencia entre un gasto imprevisto y una operación controlada.