Auditoría de nómina preventiva 7 claves críticas para evitar sanciones

A medida que se acerca el cierre de año, los equipos de Recursos Humanos y Finanzas entran en un periodo de balances, presupuestos y... auditorías. Pero no hablamos de las auditorías externas, sino de la más importante para la salud de la empresa: la auditoría interna preventiva.

Esperar una revisión oficial del SAT o del IMSS para encontrar errores en la nómina es como esperar a que se incendie la cocina para revisar la instalación de gas. Los riesgos son enormes: multas, recargos, discrepancias fiscales y, en el peor de los casos, la no deducibilidad de tu nómina.

En un entorno regulatorio tan complejo como el mexicano, la proactividad es tu mejor defensa. Realizar una auditoría de nómina preventiva te permite identificar y corregir discrepancias antes de que se conviertan en problemas millonarios.

¿Por qué una auditoría preventiva de nómina es crucial antes del cierre fiscal?

La respuesta es simple: control de riesgos y ahorro. La autoridad (SAT e IMSS) ha afinado sus procesos de fiscalización digital. Ya no necesitan visitarte; pueden cruzar la información de tus CFDI de nómina, tus declaraciones contables y los pagos al IMSS desde sus oficinas.

Una auditoría preventiva te permite:

• Asegurar la deducibilidad: Garantizar que cada peso pagado en sueldos y salarios sea 100% deducible para fines de ISR.
• Evitar multas y sanciones: Corregir errores en el cálculo del Salario Base de Cotización (SBC) o en la retención de ISR puede ahorrarle a tu empresa cientos de miles de pesos.
• Generar confianza: Brinda certeza a la dirección y a los empleados de que la administración de su compensación es correcta y cumple con la ley.
• Optimizar procesos: Es la oportunidad perfecta para detectar ineficiencias en tu proceso de maquila de nómina.

Los 7 puntos críticos que debes revisar en tu auditoría de nómina

Hemos condensado los puntos de revisión más frecuentes y delicados. Usa esto como tu checklist de auditoría interna.

1. ¿Tus CFDI de nómina coinciden con tu contabilidad (pólizas)?

Este es el error más común y el más fácil de detectar para el SAT. La autoridad cruza automáticamente lo timbrado (CFDI) contra lo registrado en tu balanza de comprobación (pólizas contables).

• Punto crítico: Revisa que el monto total de la cuenta contable de "Sueldos y Salarios" coincida exactamente con el total de los CFDI de nómina emitidos en el mismo periodo.
• Foco rojo: Diferencias, aunque sean de centavos, generan alertas automáticas. Asegúrate de que las provisiones (aguinaldo, vacaciones) estén separadas y no mezcladas con la nómina pagada.

2. ¿Estás integrando correctamente el Salario Base de Cotización (SBC)?

Este es el punto favorito del IMSS. El Salario Base de Cotización (SBC) —a veces llamado Salario Diario Integrado (SDI)— es la base para pagar las cuotas obrero-patronales. Un cálculo incorrecto significa pagar menos (riesgo de multas) o pagar más (pérdida de flujo).

• Punto crítico: Verifica que estés integrando todos los pagos que por ley corresponden: aguinaldo, prima vacacional, bonos, comisiones, y cualquier otra "prestación" que se entregue por el trabajo.
• Foco rojo: Conceptos como "bonos de productividad" o "ayudas" que no estén debidamente documentados como exentos (ej. vales de despensa dentro de los topes de ley) deben integrar el SBC.

3. ¿Cómo manejas fiscalmente los viáticos y gastos de viaje?

Los viáticos son un dolor de cabeza común. A menudo se pagan "dentro de la nómina" pero no se les da el tratamiento fiscal correcto, o se entregan sin la debida comprobación.

• Punto crítico: Los viáticos solo son exentos (no gravan para ISR ni integran SBC) si son comprobados con facturas (CFDI) que cumplan todos los requisitos fiscales y si están ligados a una bitácora de viaje.
• Foco rojo: Pagar "viáticos garantizados" o "ayuda de transporte" sin comprobación es, para la autoridad, un ingreso gravable para el trabajador, y debe incluirse en la nómina como tal.

4. ¿Clasificas bien los pagos exentos y gravados (Previsión Social)?

La Previsión Social (como vales de despensa, fondo de ahorro, seguros) es una gran herramienta de retención de talento, pero tiene reglas muy estrictas para ser exenta.

• Punto crítico: Revisa los topes legales. Por ejemplo, los vales de despensa son exentos para el IMSS si no rebasan el 40% de la UMA. El fondo de ahorro requiere que la aportación de la empresa sea igual o menor a la del trabajador y no exceda el 13% del salario.
• Foco rojo: Exceder los límites convierte automáticamente el sobrante en un ingreso gravable, tanto para ISR como para IMSS.

5. ¿El tipo de contrato y la relación laboral están justificados?

En la era post-REPSE, la autoridad es implacable revisando la materialidad de la relación laboral. Pagar por "honorarios" o "asimilados a salarios" a personas que tienen un horario, un lugar de trabajo fijo y un jefe (subordinación) es un foco rojo de simulación laboral.

• Punto crítico: Audita tu mezcla de personal. ¿Tienes proveedores (REPSE) haciendo el objeto social de tu empresa? ¿Tienes "asimilados" que deberían estar en nómina?
• Foco rojo: El IMSS y la STPS pueden determinar la relación laboral, reclasificar a esos empleados y exigir el pago de cuotas retroactivas con multas.

6. ¿Registras adecuadamente las incapacidades, faltas y retenciones?

La administración de incidencias es clave. Un mal registro de una incapacidad, una falta injustificada o un crédito Infonavit puede causar estragos.

• Punto crítico: Valida que tu sistema de nómina se comunique con el SUA (Sistema Único de Autodeterminación) y el IDSE. ¿Estás aplicando las retenciones de Infonavit correctamente? ¿Estás descontando las faltas antes de calcular el impuesto?
• Foco rojo: Pagar la cuota de IMSS de un trabajador incapacitado (cuando no corresponde) o no retener un crédito Infonavit (te vuelves responsable solidario) son fugas de dinero directas.

7. ¿Realizaste (o realizarás) el ajuste anual de ISR a tus trabajadores?

Este es el punto clave del cierre de año. Como patrón, estás obligado a realizar el cálculo anual de ISR para la mayoría de tus empleados (excepto los que ganan más de 400k, tuvieron 2 patrones, etc.) y enterar las diferencias a más tardar en febrero.

• Punto crítico: Verifica que tu software de nómina esté configurado para realizar este cálculo masivo. Esto implica revisar que todas las percepciones, deducciones y retenciones del año estén correctamente acumuladas.
• Foco rojo: No hacerlo, o hacerlo mal, puede resultar en que el SAT te exija las diferencias no retenidas a los trabajadores, más la actualización y recargos correspondientes.

¿Qué pasa si encuentras errores en tu auditoría preventiva?

¡Calma! Ese es precisamente el objetivo. Encontrarlos tú significa que tienes tiempo de corregir.

La mayoría de los errores (como un SBC mal calculado o una retención mal hecha) pueden corregirse presentando declaraciones complementarias y, en algunos casos, haciendo ajustes en los CFDI de nómina (con la complejidad que esto implica).

Lo importante es no dejarlo pasar. Un error de nómina rara vez es un evento único; usualmente es un error de proceso que se repite cada quincena, y la deuda crece exponencialmente.

De la detección a la solución. No tienes que hacerlo solo

Una auditoría de nómina preventiva puede parecer abrumadora. Son cientos de variables legales, fiscales y operativas que deben alinearse a la perfección.

Si este checklist te generó más preguntas que respuestas, o si simplemente no tienes el tiempo para ejecutar una revisión tan profunda, es una señal de que necesitas un socio estratégico.

En People Care, no solo procesamos tu nómina; nos convertimos en tu departamento de cumplimiento. Con más de 35 años de experiencia y un enfoque en servicios especializados con evaluación REPSE , te ayudamos a "Delegar tu carga administrativa"  para que puedas enfocarte en el talento, y no en el miedo a las auditorías.