La reforma en materia de subcontratación y la creación del Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) han transformado la manera en que las empresas en México se relacionan con sus proveedores. Una correcta gestión de proveedores y contratistas ya no es solo una buena práctica administrativa, sino una necesidad crítica para garantizar el cumplimiento legal y evitar costosas sanciones.
Sin embargo, muchas organizaciones todavía cometen errores que las ponen en una posición de riesgo. En este artículo, abordaremos los 5 errores más comunes en la gestión de proveedores bajo el esquema REPSE y te ofreceremos soluciones claras para fortalecer tus procesos y proteger tu negocio.
Antes de sumergirnos en los errores, es vital entender lo que está en juego. El REPSE establece una "responsabilidad solidaria". Esto significa que si tu proveedor incumple con sus obligaciones fiscales o de seguridad social con sus propios trabajadores, tu empresa podría ser considerada responsable de dichas obligaciones.
Una gestión deficiente no solo implica riesgos financieros, sino que también puede afectar la continuidad operativa y la reputación de tu marca. Un procedimiento de gestión de proveedores y contratistas robusto es tu principal línea de defensa.
Identificar estos fallos comunes es el primer paso para construir una estrategia de cumplimiento sólida y eficiente.
Uno de los errores más básicos es confiar ciegamente en que un proveedor "tiene REPSE". No basta con que el contratista te muestre su folio de registro una sola vez.
Un acuerdo verbal o un contrato genérico son insuficientes y peligrosos en el contexto del REPSE. El contrato es la pieza clave que formaliza la relación y define la naturaleza especializada del servicio.
Contratar a un proveedor con REPSE vigente es solo el comienzo. El verdadero desafío es asegurar que mantenga el cumplimiento de sus obligaciones a lo largo de toda la relación comercial.
En caso de una auditoría por parte de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), no tener la documentación organizada puede ser tan perjudicial como no tenerla en absoluto.
Este es un error conceptual que puede invalidar todo el esfuerzo de cumplimiento. El propósito del REPSE es regular servicios que aportan un valor agregado y que no forman parte del objeto social de tu empresa.
Evitar estos errores comunes en la gestión de proveedores REPSE va más allá de eludir multas. Se trata de construir relaciones comerciales más transparentes, seguras y eficientes. Una correcta gestión de la relación con proveedores fortalece tu cadena de suministro, protege tu operación y demuestra un compromiso con la ética y la legalidad.
Al implementar un procedimiento claro, utilizar las herramientas adecuadas y mantener una vigilancia constante, conviertes una obligación legal en una poderosa ventaja competitiva.